La importancia del tiempo de respuesta en los mails

Ya hemos hablado en muchas ocasiones en este blog acerca de cómo la capacidad de respuesta – o la falta de ella – puede mejorar o destrozar nuestra reputación. No es de recibo, ni signo de buena educación por cierto, no contestar nunca correos electrónicos o demorarlos eternamente en la bandeja de entrada.

MailTime, aplicación  que convierte correos electrónicos en formato SMS (no sabemos muy bien con qué beneficio, pero vaya…) realizó un estudio el pasado mes de Diciembre sobre 1500 profesionales a los que se les preguntó el tiempo deseado de respuesta de sus mails de trabajo.

El resultado demuestra que la mayoría de los profesionales ( nada menos que el 52 %) esperan una respuesta a los correos electrónicos relacionados con el trabajo dentro de las primeras 24 horas,  siendo, además, un 19% quien “necesita” la respuesta dentro de las 12 horas siguientes al mensaje. Cuanto más tiempo pasa, menos personas lo toleran. Tan sólo un  3% piensa que es apropiado responder a mensajes de correo electrónico en una semana.

Los smartphones: una bendición o una maldición?

Con la tecnología cada vez más y más instantánea, ya no es aceptable fingir que no vimos un mensaje de inmediato o alegar que “estábamos de viaje”. Con redes de datos y Wi Fi por todas partes, con la excepción de las pocas horas que se puedan pasar en un avión (por ahora, que la wifi a bordo ya es una realidad), no hay realmente disculpa aceptable que podamos alegar para no haber contestado un mail por “no haberlo visto”.

La otra disculpa mayoritariamente extendida que, además, cada vez adquiere mayores cifras de uso, es alegar que “habrá debido ir a la carpeta de spam”. Salvo que enviemos los correos desde una cuenta que sea info@…. o el correo sea exclusivamente imágenes, es difícil que un mail de una cuenta normal con un contenido normal vaya a spam, seamos serios…

Seamos conscientes. Los mails nos llegan y los vemos. EN nuestra mano está contestarlos a tiempo y trabajar en pro de nuestra imagen y reputación o dejarlos durmiendo el sueño de los justos en la bandeja de entrada. Eso sí, si optamos por la segunda opción no nos llevemos las manos a la cabeza cuando nuestros interlocutores, hartos de esperar por una respuesta que no se produce, acuden a herramientas mucho más intrusivas con nuestra intimidad como pueda ser la mensajería instantánea, los mensajes privados o similar.

Porque, qué sucede cuando tardamos demasiado tiempo en responder a un correo de trabajo? Para empezar, lo más sencillo sería perder el negocio o asunto de que se trate. Sobre todo tratándose de un cliente potencial que nos está preguntando alguna cuestión o informándose de nuestros servicios, raramente lo hará con nosotros solos y se irá, sin duda, con le envíe la respuesta más satisfactoria en el menor tiempo posible.

Además, en segundo lugar, podemos crear un malentendido con nuestro remitente, que puede pensar que estamos tratando de ignorarlo o que creemos que no es importante.

Si adquirimos el mal hábito de no responder de manera oportuna, la gente empezará a cuestionar nuestra competencia, el nivel de organización y la ética de trabajo. Les molestará tener que perseguirnos para obtener una respuesta y la consecuencia será que intentarán evitar trabajar con nosotros. Se corre la voz y, antes de que nos demos cuenta, nuestra reputación global estará sufriendo.

“Pero es que tengo mucho trabajo, además de responder el correo electrónico!”

Todos estamos súper ocupados. No tenemos tiempo para nada y nuestras bandejas de entrada no dejan de sonar con la entrada de nuevos mensajes. Si contestásemos todos y cada uno de ellos desde nuestro móvil (por la inmediatez de recibirlo estemos donde estemos) no haríamos otra cosa (teniendo en cuenta que, en general, se tarda más en contestar desde el móvil y que estaríamos constantemente interrumpiendo nuestro trabajo productivo).

No se trata de eso. Sin embargo, acusar la recepción de los mails, especialmente los importantes, para hace saber a nuestro interlocutor que lo hemos recibido y que en cuanto nos liberemos, le enviaremos una respuesta en condiciones, es una manera, no solo de quedar bien con el remitente y hacerle saber que le contestaremos sino que, además, nos permite ganar tiempo para trabajar adecuadamente en la respuesta que le debamos dar.

En todo caso, si nos estamos sintiendo abrumados por estas evidencias y estamos teniendo la sensación de hacerlo todo mal y no llegar a nada…. Que no cunda el pánico. Hemos “jugado” un poco con las estadísticas: el 60% de los encuestados admiten respuestas en 48 horas e incluso un 10% esperarían una semana por una respuesta!.

Solo hemos pretendido darnos un toque de atención sobre la importancia de una respuesta en tiempo y forma en una época en la que, precisamente, se están perdiendo los tiempos y las formas.

#fun4DJ #fun4Break #fun4Communication

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Por | 2016-10-12T20:25:08+00:00 enero 26th, 2015|#fun4Break, Blog|No hay comentarios

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